6 chyb při výběru EET pokladny. Dejte si na ně pozor

Ať už vám stačí jednoduché řešení EET nebo potřebujete složitější systém, vyvarujte se nejčastějších chyb, které podnikatelé při výběru pokladny dělají. Připravili jsme pro vás jejich přehled. 

 

1. Pokladna nepodporuje připojení k internetu, které potřebuji

Aby mohl systém odesílat tržby on-line na finanční správu, musíte mít připojení k internetu. Vždy se ujistěte, že vybraná pokladna podporuje typ připojení, který potřebujete:

• Bezdrátové připojení přes Wi-Fi. Nejčastějším způsobem je připojení přes bezdrátovou technologii Wi–Fi k pevnému připojení, které máte zřízené u provozovatele jakými jsou například O2 nebo UPC. 
• Kabelové připojení LAN. Pokud máte pevné připojení, ale nevlastníte Wi-Fi router, pokladnu připojíte přes kabel. Tento typ připojení je o něco stabilnější než Wi-Fi. Proto pokud se s pokladnou neplánujete přesouvat, připojení přes kabel je nejlepší volba. 
• Mobilní připojení k sítím 3G nebo 4G (mobilní data). Nemáte-li ve své provozovně pevné připojení, můžete pokladnu připojit pomocí mobilních dat. 5G sítě ještě většina pokladen nezvládne, ale rychlost 3G a 4G pro potřeby EET bohatě stačí. K síti se připojíte vložením SIM karty s datovým balíčkem od libovolného operátora do vašeho pokladního zařízení. Před pořízením takové pokladny si ověřte, jestli je v lokalitě vaší provozovny dostatečně silný signál. 

 

2. Pokladna nepodporuje ceníky a PLU, přestože mám mnoho produktů

Spousta podnikatelů chce vyřešit EET co nejrychleji a co nejlevněji. Při pořizování pokladny se ale vyplatí zamyslet se, jak bude váš provoz a odesílání tržeb vypadat v praxi. Například pokud máte hodně produktů, pořiďte si zařízení, které podporuje ceníky a takzvané PLU kódy (z anglického price look up – vyhledat cenu). 

Tento číselný kód můžete přiřadit ke zboží a potom usnadňuje vyhledávání, následné zaúčtování a také orientaci ve skladových zásobách. PLU kódy se nejčastěji používají u zboží, na které nemůžete umístit čárový kód (například pečivo nebo ovoce a zelenina).

Ceníky pak umožňují ještě jednodušší výběr služeb a zboží z přednastavených tabulek.  

Pokud hledáte pokladnu do prodejny zboží, ceníky s možností zadávání PLU kódu by neměla vaší pokladně chybět. Pracujete-li například jako řemeslník a do pokladny budete zadávat jen několik málo druhů služeb, bez těchto funkcí se obejdete. 

 

3. Moje pokladna neumí pracovat s dárkovými poukazy

Pokud nabízíte svým zákazníkům dárkové poukazy, hodí se, když s nimi zvládne pracovat i vaše pokladna. Platí-li totiž zákazník dárkovým poukazem, je to tržba jako každá jiná a musíte ji správně zaevidovat. 

Vydáváte-li poukazy na jednotlivé služby (například na konkrétní masáž nebo permanentku na 10 vstupů do posilovny), stačí zaevidovat tržbu při prodeji poukazu.

Jiná situace nastává, vydáváte-li poukazy na zboží či služby v určité hodnotě. Tedy např. poukaz na 1000 Kč, za který si obdarovaný může vybrat jakékoliv zboží v obchodě. V tomto případě se tržba eviduje dvakrát:

1. Nejprve jako „částka určená k dalšímu čerpání nebo zúčtování” při prodeji poukazu.
2. Podruhé jako „následné čerpání” v momentě, kdy zákazník poukazem zaplatí za zboží nebo služby. 

Využíváte-li často tento způsob placení, vyberte si pokročilejší pokladní systém jako třeba Prodejna SQL, který má tyto způsoby platby přednastavené a zvládne je evidovat bez zdlouhavého vyplňování. 

Zjistěte více o správné evidenci dárkových poukazů. ⋘

 

4. Obchoduji s použitým zbožím a pokladna si s tím neví rady

Starožitníci nebo provozovatelé bazarů a antikvariátů, kteří jsou plátci DPH, by si měli dát pozor na to, jestli jejich pokladna zvládne evidovat použité zboží. To totiž z hlediska DPH spadá do takzvaného zvláštního režimu (nesouvisí se zvláštním režimem EET). 

Obchodník v momentě prodeje nezná částku, ze které bude odvádět DPH. Ta se určí jako 21 % z rozdílu mezi prodejní a výkupní cenou. Na účtence by se tak DPH vůbec neměla uvádět (pozor, správným řešením není ani použití 0% sazby). Místo toho by zboží mělo být vedeno se speciálním kódem pro použité zboží. 

Pokud tedy prodáváte použité zboží, ujistěte se, že váš pokladní systém si poradí se speciálním režimem pro tento typ prodeje. Vhodný je například maloobchodní software Prodejna SQL.

 

5. Pokladnu je složité zprovoznit

Přijde vám pokladna, vy otevřete návod a pustíte se do jejího zprovoznění. Pokud ale nejste technický typ, nemusí se vám to podařit. V tu chvíli je vhodné, když se můžete obrátit na dodavatele a zprovoznění si zaplatit. Proto si už dopředu zjistěte, jestli tuto možnost vůbec nabízí.

Jestliže o sobě víte, že si s technologiemi moc nerozumíte, je nejjednodušší objednat si zprovoznění rovnou. Když se totiž budete snažit pokladnu spustit sami, můžete omylem „rozhodit“ její nastavení. Technikovi pak bude zapojení trvat o to déle a vy zaplatíte více.

 

6. Platím skryté poplatky, o kterých jsem při pořizování systému nevěděl

Náklady na pokladní systém se obvykle neskládají pouze z pořizovací ceny samotného systému. Často se připočítává cena za software, měsíční paušál za provoz (propojení s Finanční správou) nebo skryté poplatky za různé doplňkové služby, jako je třeba vzdálený přístup, správa skladu, neomezený počet položek nebo zálohování dat on-line v takzvaném cloudu. 

Doporučujeme tedy, abyste zvážili, jestli dané služby skutečně potřebujete a případně se ujistili, že nabízený měsíční paušál je zahrnuje. Může se totiž stát, že některé firmy uvádí nízký měsíční paušál, za jednotlivé služby si pak ale účtují poplatky. 

A další „bonusovou“ chybou je pořízení pokladny bez možnosti platit kartou. Platby kartou, hodinkami nebo mobilem jsou přitom čím dál tím populárnější – lidé díky nim obvykle více nakoupí a mají i další výhody pro podnikatele.

Jak je na tom Profi Účtenka?

Profi Účtenka je oblíbená bezplatná EET aplikace, kterou můžete používat v:

• mobilu,
• tabletu,
• počítači
• i dotykových pokladnách.

Podívali jsme se na to, které výše uvedené věci splňuje a které ne.

Aplikaci si nainstalujete do zařízení, která se na internet připojují jak přes Wi-Fi a kabel, tak přes mobilní data. 

V Profi Účtence si založíte vlastní ceníky a také můžete prodávat pomocí kódů PLU.

Pokud nabízíte dárkové poukazy k následnému čerpání (typ, který je třeba evidovat dvakrát) nebo použité zboží, Profi Účtenka pro vás vhodná není. Tyto funkčnosti zatím nemá.

 

Pomoc s instalací Profi Účtenky

Instalace Profi Účtenky do mobilu je stejně snadná jako instalace kterékoliv jiné aplikace. Podrobné návody najdete v sekci Nápověda na webu aplikace. Proto autoři aplikace nenabízí placené instalace nebo servisy. Pokud potřebujete s čímkoliv poradit, můžete se obrátit na bezplatnou telefonickou podporu.

Jestliže si pořizuje dotykovou pokladnu s Profi Účtenkou (např. ProfiPAD Plus) a zároveň nejste zrovna technický typ, můžete chtít technika, který vám zařízení zprovozní. Pokud si pokladnu pořídíte na e-shopu Profi Pokladny, můžete si v případě zájmu objednat zprovoznění pokladny. To technikovi zabere odhadem půl hodiny a stojí přibližně 600 Kč bez DPH.

V Profi Účtence můžete zdarma vystavit neomezený počet dokladů. Všechny funkce aplikace jsou zdarma, neexistuje žádná vyšší placená verze, ani skryté poplatky.

 

Jak správně vybrat EET pokladnu

Pokud si s výběrem správné EET pokladny nevíte rady, postupujte podle našeho detailního návodu. 

---

Sledujte nás také na Facebooku i na Twitteru a nic důležitého v EET vám neunikne.